Konstruktywna informacja zwrotna – kilka słów o feedbacku

Lubisz udzielać informacji zwrotnych? A może uważasz, że są zupełnie niepotrzebne i jedynie rozpraszają pracowników, tworząc przestrzeń do nieporozumień i niepotrzebnych domysłów?

Nie będzie zaskoczeniem, jeśli powiemy Ci, że konstruktywna informacja zwrotna to coś więcej niż kolejna pouczająca rozmowa. To kluczowe narzędzie, wykorzystywane do doskonalenia efektywności pracy oraz rozwoju zawodowego. Nie opiera się jedynie na wytykaniu błędów czy zauważaniu podejmowanych wysiłków. Najkrócej rzecz ujmując, stanowi skuteczny sposób na budowanie relacji opartych na wzajemnym szacunku i zaufaniu. Bez niej trudno mówić o efektywnej komunikacji w miejscu pracy. Dlaczego? 

Informacja zwrotna – definicja

Informacja zwrotna (ang. feedback) to odpowiedź na zachowanie, wypowiedź lub działanie konkretnego człowieka. Jej celem jest zmiana, a więc wpłynięcie na sposób, w jaki np. zachowuje się lub reaguje dany pracownik.

Słowem, z którym jest bezpośrednio związana, jest rozwój. Udzielanie informacji zwrotnej powinno być prowadzone w taki sposób, by ten rozwój zapewniać. Oczywiście, to zrozumiałe, że nie należy do zadań łatwych. Bywa pomijana i sprowadzana do poziomu upomnień czy przypadkowych pochwał. Niemniej, o ile stanowi element dobrze opracowanej strategii komunikacji, ułatwia wprowadzanie zmian i budowanie silnych zespołów w każdej organizacji.

Jak udzielać informacji zwrotnej? 

Konstruktywna informacja zwrotna to nie tylko narzędzie służące do poprawy wyników, ale także szansa na rozwój osobisty i zawodowy każdego pracownika.

Ważne jest jednak, aby była udzielana w odpowiedni sposób. Dlatego, jeśli do tej pory w Twojej firmie nie było takiego zwyczaju, uprzedź swoich pracowników, że chcesz się z tym zmierzyć. Metodę feedbacku wprowadzaj krok po kroku. Pamiętaj, świadomość nowych standardów jest równie ważna, co konsekwencja w działaniu. Pracownicy muszą wiedzieć: 

  • jaki jest cel feedbacku, 
  • jak ma wyglądać 
  • i czemu ma służyć.

I choć samo słowo może wywoływać negatywne skojarzenia, prawda jest taka, że służy całej organizacji. O ile towarzyszą jej dobre zamiary, konstruktywna informacja zwrotna wpływa na rozwój i ułatwia osiąganie wspólnych celów. Bo choć nikt nie lubi być oceniany, świadomość tego, co kryje się za feedbackiem całkowicie zmienia jego odbiór.

Jaki powinien wyglądać feedback?

  1. Powinien być konkretny, zrozumiały i oparty na faktach. Unikaj ogólników i subiektywnych opinii. Skup się na obserwacjach i konkretnych zachowaniach. Twoim największym sprzymierzeńcem są dane. Gromadź je i odnoś się do nich w razie potrzeby. Dzięki temu adresat komunikatu będzie miał jasny obraz sytuacji oraz konkretne punkty do poprawy.
  2. Nigdy nie oceniaj osób. Zwracaj uwagę na ich zachowania, nie na cechy osobiste.
  3. Postaw na osobisty kontakt. W końcu mówisz o sprawach, które – nawet jeśli odnoszą się do faktów i danych – są delikatne.
  4. Dostrzegaj dobre strony i zachowania godne zauważenia. Mów o nich głośno. Jak znana zasada głosi: „Chwal przy wszystkich, strofuj w cztery oczy”.
  5. Zwracaj uwagę na to, co można zmienić, udoskonalić i poprawić. By informacja zwrotna była konstruktywna, musisz dać jasny sygnał do zmiany. Jeśli celem feedbacku jest usprawnienie i rozwój, ważne, by dostrzegać horyzont zmian i go określać.
  6. Nie zwlekaj. Im szybciej omówicie konkretne wydarzenia lub zachowania, tym lepiej.
  7. Zadbaj o odpowiedni ton głosu i sposób przekazywania informacji. Szczerość powinna być równoważona z empatią i wsparciem. Dzięki temu feedback staje się bardziej akceptowalny i skuteczniejszy.

 

Dlaczego warto udzielać informacji zwrotnych?

Regularny feedback jest jak wchodzenie po schodach. Pozwala pójść naprzód, pomaga w rozwoju i doskonaleniu się, poprawia efektywność działań oraz buduje lepsze relacje międzyludzkie. Feedback umożliwia jasne określenie punktów do poprawy. Daje szansę na docenienie dobrych stron, co z kolei przyczynia się do rozwoju osobistego i zawodowego każdego z nas.

Przekazywanie precyzyjnych i konkretnych uwag pozwala unikać nieporozumień oraz stwarza możliwość do poprawy wyników. Warto doceniać rolę konstruktywnej informacji zwrotnej jako cennej drogi do doskonalenia siebie i innych. Jednocześnie należy mieć na uwadze cel i zasadność spotkań, które nieustannie powinny odnosić się do chęci pomocy i rozwoju.

Podsumowanie

Konstruktywna informacja zwrotna jest kluczowym elementem budowania pozytywnego środowiska pracy oraz rozwoju zawodowego każdego pracownika. Wykorzystywana regularnie może przynieść wymierne korzyści zarówno dla jednostki, jak i całej organizacji. Ważne jednak, by cechowała ją empatia, wzajemne wsparcie i chęć doskonalenia. Bez tego nawet zasadne uwagi zamiast pomóc, mogą zaszkodzić.